En muchos de los seminarios que he dictado para corporaciones y organizaciones, reservo tiempo para hablar acerca del correo electrónico. ¿Porque? Debido a que el correo electrónico se ha convertido en uno de nuestros medios más prominentes de comunicación interna y externa. Y adivine que... nuestro sistema no trajo incorporado una lista de sugerencias acerca de etiqueta. Siendo asi, yo le ofrezco estos doce consejos:

"Pero…" protestará usted, "Yo lo borré luego de leerlo o de enviarlo." Pero un borrador computarizado no es como el borrador de un lápiz. Esas palabras no han desaparecido completamente.

Solamente pregúntele a Bill Gates. El pensó que esos correos electrónicos acerca de su rival Netscape habían desaparecido – hasta que investigadores del gobierno los hallaron y los utilizaron en un caso acerca de competencias. Mi consejo: "No coloque un correo electrónico nada que usted no colocaría en una valla de una carretera interestatal.” Correo Electrónico

2. Los correos electrónicos no siempre llegan a su destino

"Bill," alguien me decía por teléfono, "Me imagino que recibiste mi correo electrónico la semana pasada." Yo le digo que no lo he recibido. "Espere...aquí aparece en mi lista de mensajes enviados." Aún así, aquellas palabras jamás llegaron a mi pantalla. Para sus mensajes prioritarios, solicite la confirmación de recibo del mensaje.

3. Tenga expectativas razonables acerca de las respuestas

Nos hemos visto afectados debido a que algunos de nuestros asociados contestan los correos electrónicos dentro de los primeros cinco minutos. Como resultado, cuando otros se demoran uno o dos días en responder, nos sentimos ignorados. Recuerde, sin embargo, que la gente atiende a reuniones, tiene citas, viaja y se toma días libres. Anticipe las demoras que se puedan presentar.

4. Mantenga el lenguaje informal

Algunos meses atrás envié un artículo por correo electrónico a un editor. En el viejo estilo de correspondencia, él hubiera enviado una respuesta de cinco párrafos. En vez de eso, utilizando el correo electrónico, él respondió: "He recibido todo bien." ¡Que economía de palabras tan atractiva!

Una advertencia: No se permiten desordenes. Debemos escribir con una ortografía correcta y utilizar una gramática aceptable. Como el editor ha ilustrado en su respuesta, sin embargo, no se requieren oraciones completas. ¿De acuerdo?

5. Sea cauteloso con el humor o evítelo a toda costa

Con el correo electrónico, nosotros no tenemos la ventaja de las expresiones faciales, los tonos de voz o una amigable palmadita en la espalda. Personalmente, usted obtener una carcajada de algo como "Betty, cuándo vas a aprender a escribir con ambas manos?" Por escrito, tenga cuidado con la reacción.

Aún el signo de sonrisa podría no lograr el ambiente ligero que usted pretende crear. Así que, en caso de duda, excluya el uso del humor.

6. Las llamadas de atención no corresponden a los correos electrónicos

Las reprimendas se perciben más fuertemente por escrito que si son dadas verbalmente. Frecuentemente ellas conllevan a una guerra de "nastygramas" (un término exquisito que he tomado prestado de un experto en relaciones públicas).

Desafortunadamente, para algunos gerentes el correo electrónico ha creado un Nuevo canal para “exterminar” empleados. Los supervisores escriben aquello que no tienen el coraje de decir personalmente. La cura: Reserve las observaciones negativas para los diálogos cara a cara.

7. El Correo electrónico no debe reemplazar la conversación

Cuando el correo electrónico o apareció en el ámbito laboral, éste era mi mayor temor. Aquellos asesores que se han vuelto invisibles refugiándose en reuniones interminables añadieron a su inaccesibilidad el recurso de los correos electrónicos.

En una organización grande, el gerente notó esta tendencia. Sabiamente, él envió un aviso (por correo electrónico, supongo) en el que decía que empezando por el día siguiente nadie estaba autorizado para enviar correos electrónicos internos entre las 10:00 AM a las 2:00 PM. Si era necesario comunicar algo a alguien durante ese lapso de tiempo, ellos debían contactar a la persona en cuestión personalmente e informárselo.

8. Asegúrese dos veces que envía el correo electrónico a la persona adecuada

En una ocasión yo fallé en este punto, de tal manera que conozco las desafortunadas consecuencias. Extraño, pero cuando usted escribe acerca de alguien, ellos están en su mente de tal manera que usted puede enviarles inadvertidamente el correo electrónico a ellos. Para asegurarse, revise nuevamente el nombre del receptor antes de oprimir el botón ENVIAR.

9. Capacite a sus empleados en políticas de correos electrónicos

Es extraño que solo una de cada tres corporaciones en los Estados Unidos haga esto. Luego, ellos se sorprenden acerca del porque sus empleados juegan Solitario, compran y envían listas de chistes. Prevenga estos factores derrochadores de tiempo brindando capacitación y distribuyendo los lineamientos por escrito. Yo puedo ayudarle en ambos casos .

10. Evite enviar correos no deseados

Nos referimos a enviar correos indeseados o enviar correos irritantes. Estoy seguro que usted no desea hacer eso. Usted podría entrar de forma permanente en la lista negra de sus clientes y prospectos si usted les escribe correos electrónicos sin su consentimiento.

11. Utilice su firma para lograr un máximo provecho

Por ejemplo, el mío provee información de contacto, junto con enlaces a mi blog y sitio web. Afortunadamente cuento con un sistema -- Eudora Pro -- que me permite seleccionar si quiero utilizar mi firma formal o no en los mensajes.

12. Elija cuidadosamente los títulos de sus correo electrónicos

El título es el “comodín” con el cual puede incrementar sus posibilidades de ser leído. Evite títulos de cortesía que luzcan como propagandas. Mantenga el título de su correo tan conciso como para ocupar la línea del título.

Aplique esta docena de sugerencias para utilizar el correo electrónico.Compártalas con sus asesores y empleados. Pronto la comunicación en su entorno laboral mejorará notablemente

Artículo traducido y publicado con autorización expresa del autor
Créditos de las fotos e imágenes: Microsoft Corporation.
Traducción realizada para EmpresarioVirtual.com por Mónica Yaneth Loeb Willes

Acerca del Autor:

Bill Lampton, Ph.D.-- autor de “The Complete Communicator: Change Your Communication, Change Your Life!” ( El Comunicador Completo: ¡Cambie su Comunicación, Cambie su Vida!) –Le ayuda a llegar al primer lugar!

Bill colabora con organizaciones a fortalecer su comunicación, motivación, servicio al cliente y ventas, a través de sus conferencias, seminarios, consultoría y soporte empresarial. Su lema: "Aprenda más, Gane más!"

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